Elektronski računi - odločitev za zmanjšanje stroškov
Za namene Direktive Sveta 2010/45/EU (posledično tudi ZDDV-1) je „elektronski račun“ račun, ki vsebuje predpisane informacije iz te direktive in ki je bil izdan in prejet v kateri koli elektronski obliki. Da lahko upoštevamo račun kot elektronski račun, mora biti izdan in prejet v kateri koli elektronski obliki zapisa. Obliko zapisa določi davčni zavezanec. Račun je lahko v obliki strukturiranih sporočil (kot je XML) z ustrezno vizualizacijo ali drugih vrst elektronskih oblik (kot je e-pošta s prilogo PDF ali sporočilo, prejeto po telefaksu v elektronski obliki in ne v papirni obliki). Tako kot papirni račun mora tudi elektronski račun vsebovati podatke, ki jih zahteva direktiva o DDV. Vsi računi, ki so ustvarjeni v elektronski obliki, se v skladu z opredelitvijo ne štejejo za »elektronski račun«. Računi, ki so ustvarjeni v elektronski obliki, na primer z računovodsko programsko opremo ali programsko opremo za obdelavo besedil in ki so poslani in prejeti v papirni obliki, niso elektronski računi. Kot elektronski računi pa se lahko štejejo računi, ki so ustvarjeni v papirni obliki in ki se optično preberejo, pošljejo in prejmejo pa prek e-pošte.
- Kako mora biti izraženo strinjanje prejemnika z uporabo elektronskega računa?
Odgovor: Strinjanje je lahko izraženo na kakršenkoli formalni ali neformalni način - s pisnim sprejemom ali sprejem s tihim soglasjem npr. z obdelavo ali plačilom prejetega računa. Dovolj je torej ustno strinjanje oziroma konkludentno dejanje.
- Ali se lahko računi popravljajo v elektronski obliki (v kakršni so bili izdani) ali tudi v papirni obliki?
Odgovor: ZDDV-1 v devetem odstavku 81. člena določa, da se kot račun šteje tudi vsak dokument oziroma sporočilo, ki spreminja prvoten račun in se nanj nedvoumno nanaša, ne določa pa, v kakšni obliki morajo biti izdani popravki računov. Vendar pa iz osnovne določbe o enakosti elektronskih in papirnih računov izhaja, da se lahko popravek računa izda v katerikoli obliki, ne glede na to, v kakšni obliki je bil izdan prvotni račun, s tem, da se upoštevajo vse zahteve, kot veljajo za izdajo računa.
- Ali se račun v pdf obliki, poslan po elektronski pošti, šteje za elektronski račun?
Odgovor: Da, pomembno je le dejstvo, da je bil tak račun izdan in prejet v elektronski obliki.
- Ali se lahko račun, ki je bil prejet po elektronski pošti v pdf obliki, hrani le na mikrofilmu ali ga je mogoče shraniti v javnih mapah v Outlooku ali kjerkoli drugje na elektronskem mediju?
Odgovor: V 8. členu ZVDAGA je določeno, da mora biti zajem gradiva, ki je izvirno izdan v digitalni obliki, urejen tako, da se zagotovi učinkovit zajem za posamezno enoto gradiva (zajem metapodatkov, komunikacijskih podatkov, podatkov za vsebinsko ali oblikovno neokrnjen prikaz, itd.). Navedeno je razvidno tudi iz drugega in tretjega stavka tretjega odstavka 86. člena ZDDV-1. Račune je treba hraniti deset let, zato po ZVDAGA to predstavlja dolgoročno hrambo, pri čemer se po 30. členu ZVDAGA kot digitalni nosilec zapisa šteje takšen elektronski nosilec zapisa, ki zagotavlja vse pogoje varne hrambe gradiva in omogoča večje število prepisov s sedanjih na bodoče nosilce zapisa. Pri hrambi elektronskih računov je pomembno, da se morajo hraniti tudi podatki, ki jamčijo pristnost izvora in celovitost vsebine računa, in to ne glede ali gre za izvirni dokument ali za zajeto dokumentarno gradivo.
- V kakšni obliki se hranijo računi, ki jih dobavitelji dajo na razpolago na spletnih portalih? Do sedaj so se ti računi vedno natisnili in hranili v papirni obliki in v papirni obliki tudi posredovali kot originali.
Odgovor: V teh primerih gre za elektronske račune, zato jih je treba hraniti v izvirni elektronski obliki oziroma se upošteva določba drugega stavka tretjega odstavka 86. člena ZDDV-1. Ti računi se lahko hranijo tudi v papirni obliki. Če pa se izvirni dokumenti za namene arhiviranja pretvorijo v novo digitalno obliko ali na mikrofilm, je treba pri pretvorbi upoštevati določila ZVDAGA.
- Kdaj se šteje, da je bil elektronski račun prejet?
Odgovor: ZDDV-1 tega ne določa, zato se za potrebe določanja časa prejema elektronskega računa upošteva določba 10. člena ZEPEP. ZEPEP v prvem odstavku tega člena določa, da če ni drugače dogovorjeno, se šteje za čas prejema elektronskega sporočila tisti čas, ko elektronsko sporočilo vstopi v prejemnikov informacijski sistem. Če ni drugače dogovorjeno, se ne glede na določbo prejšnjega odstavka šteje za čas prejema elektronskega sporočila, če je prejemnik posebej določil informacijski sistem za prejem elektronskih sporočil, čas, ko elektronsko sporočilo vstopi v ta informacijski sistem, ali če je elektronsko sporočilo poslano drugemu informacijskemu sistemu, čas, ko je prejemnik elektronsko sporočilo prevzel (drugi odstavek 10. člena ZEPEP). Na podlagi tretjega odstavka 10. člena ZEPEP določbe prejšnjega odstavka veljajo tudi, če se informacijski sistem nahaja v drugem kraju, ki se po tem zakonu šteje za kraj prejema elektronskega sporočila.
- V praksi se bo lahko zgodilo, da bo isti račun poslan tako v papirni kot v elektronski obliki oziroma bo pomotoma elektronski račun večkrat poslan. Kako je v takem primeru z DDV obveznostjo, če se za isto dobavo izda elektronski in papirni račun ali če se isti račun večkrat pošlje?
Odgovor: Računi, izdani v elektronski obliki in računi, izdani v papirni obliki, so med seboj enakovredni. V opisanem primeru pomeni, da sta izdana 2 enakovredna, originalna računa. Praksa izdajanja dvojnih računov bi bila po našem mnenju v nasprotju z računovodskimi standardi, ki določajo, da morajo knjigovodske listine (v papirni obliki ali v elektronski obliki) izkazovati poslovne dogodke verodostojno in pošteno. Zato hkratno izdajanje elektronskih in papirnih računov za en poslovni dogodek ni dopustno. Vir: DURS