Ključna dejstva o potnih nalogih in službenih poteh

Dejstva, na katere pri razmišljanju o službenih poteh najpogosteje pozabimo:

1. Potni nalog je potrebno izdati pred pričetkom službene poti.
2. Potni nalog je potrebno sestaviti, kadar na službeni poti nastanejo stroški. Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja v 5. členu določa, da se povračilo stroškov prevoza na službenem potovanju ne všteva v davčno osnovo, če je dokumentirano s potnim nalogom in z računi. Iz potnega naloga pa mora biti razvidna odobritev službene poti s strani delodajalca.
3. Če na službeni poti ni prišlo do obračuna povračil stroškov, je potrebno prav tako izdati potni nalog, saj v tem primeru služi kot dokaz o nastanku in namenu službene poti ter opravičuje ostale stroške, povezane s to službeno potjo. Davčni inšpektor ali inšpektor za delo lahko zahteva tudi vpogled v potne naloge, ki ne vsebujejo obračuna povračil potnih stroškov, in sicer v primeru, ko bi hotel preveriti upravičenost upoštevanja nekaterih stroškov, ki nastanejo v zvezi s službeno potjo, pa na potnem nalogu niso neposredno obračunani (npr. stroške uporabe službenega vozila, stroške goriva, stroške prehrane delavca, ki delo pretežno opravlja izven sedeža delodajalca , upravičenost stroškov amortizacije vozila,…)
4. Če ima podjetje v lasti službene avtomobile je potrebno poleg potnih nalogov  voditi za vsako vozilo tudi knjigo voženj. V knjigo voženj se vpisuje podatke o vsaki vožnji s službenim avtom, vključno z začetnim in končnim stanjem kilometrskega števca ob začetku in na koncu službene poti, relacijo in navedbo osebe, ki službeni avto uporabi. Podatki na potnem nalogu in obračunu potnih stroškov se morajo seveda ujemati s podatki v knjigi voženj.
5. Obračun potnih stroškov je potrebno izpolniti tako, da predstavlja verodostojno knjigovodsko listino. Obračun potnih stroškov je potrebno izdelati za vsako službeno pot posebej ali izdelati mesečni obračun potnih stroškov.  Zakon o delovnih razmerjih v 130. členu določa, da mora delodajalec delavcu zagotoviti med drugimi tudi povračilo stroškov, ki jih ima pri opravljanju določenih del in nalog na službenem potovanju. Izpolnjen 5. in 6. členu Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja pogoj za neobdavčeno povračilo potnih stroškov prevoza in prenočevanja na službenem potovanju.
6. Potnih stroškov se od 27. 12. 2011 dalje zaposlenemu ne sme več izplačevati v gotovini (23.a člen Pravilnika o izvajanju Zakona o davčnem postopku), zato je potrebno potne stroške zaposlenemu nakazati na njegov transakcijski račun ali jih izplačati skupaj s plačo. O njihovem izplačilu je potrebno poročati na REK-1 obrazcu.
7. V preteklosti je obstajala zakonska določba, ki je opredeljevala potni nalog, kot obvezen dokument v vozilu s predpisano vsebino - potni nalog za cestne prevoznike, katerega vsebino je določal 18. člen ZPCP-1, vendar so bili obvezni podatki povezani s prevozom, ne pa s potnimi stroški.  Po tem zakonu je bilo za voznike tovornega vozila obvezno, da so morali imeti potni nalog v vozilu, vendar je ZPCP-1  nadomestil nov zakon, ZPCP-2, ki pa določbe o obvezni uporabi potnega naloga za prevoze v cestnem prometu ne vsebuje več. Za voznike osebnih vozil posebnih določb ni bilo (uporabljala se je določba za tovorna vozila)  in jih prav tako sedaj veljavna zakonodaja ne pozna.
8. Uporaba vozila v privatne namene, ki jo delodajalec zagotovi delojemalcu (tudi zaradi namena reklamiranja družbe) se davčno obravnava kot boniteta. Če se uporaba vozila zagotovi tretjim osebam, pa se ugodnost davčno obravnava kot drug dohodek. Uporaba osebnega vozila v privatne namene se davčno obravnava kot ugodnost prejeta v naravi.  Obdavčitev uporabe osebnih vozil in stroškov, povezanih z njihovo uporabo, se po sedaj veljavnem ZDoh-2 razlikuje glede na to:

           1. ali je navedena ugodnost zavezancu zagotovljena v zvezi z zaposlitvijo in se obdavči kot:

           - dohodek iz delovnega razmerja, ali

           - dohodek iz drugega pogodbenega razmerja

           2. ali je navedena ugodnost zagotovljena tretji osebi in se obdavči kot:

           - drug dohodek.

V primeru napotitve zaposlenca na službeno pot in nato pri samem obračunu potnih stroškov je zelo pomembno, da poznamo naslednja dejstva:

• Potni nalog in njegova pripadajoča dokumentacija je zelo pomemben dokument, ki lahko vpliva na obdavčitev tako posameznikov kot tudi podjetij in društev.
• Potni nalog je potrebno izdati pred pričetkom službene poti.
• Potni nalog je potrebno sestaviti, kadar na službeni poti nastanejo stroški.
• Če na službeni poti ni prišlo do obračuna povračil stroškov, služi potni nalog kot dokaz o nastanku in namenu službene poti ter opravičuje ostale stroške, povezane s to službeno potjo
• Če ima podjetje v lasti službene avtomobile, je potrebno voditi za vsakega tudi knjigo voženj
• Potni nalogi in obračuni potnih stroškov se ob upoštevanju absolutnega zastaralnega roka  hranijo 10 let po letu izdaje.
• Obračun potnih stroškov je potrebno izdelati za vsako službeno pot posebej ali izdelati mesečni obračun potnih stroškov (način opredeliti v internem pravilniku)
• Potnih stroškov se od 27. 12. 2011 dalje zaposlenemu ne sme več izplačevati v gotovini razen določenih izjem
• Prisotnost potnega naloga v avtu ni več obvezna, je pa priporočljiva
• Uporaba vozila v privatne namene, ki jo delodajalec zagotovi delojemalcu se davčno obravnava kot boniteta.
• Če se uporaba vozila zagotovi tretjim osebam, pa se ugodnost davčno obravnava kot drug dohodek.
• če delodajalec zagotovi delojemalcu osebno motorno vozilo za privatne namene, se ne glede na dejansko uporabo vozila za privatne namene in ne glede na način, kako je delodajalec pridobil vozilo, v davčno osnovo delojemalca všteva 1,5 % nabavne vrednosti vozila mesečno.
• Nabavna vrednost vozila, ki se upošteva pri izračunu davčne osnove, se v drugem in naslednjih letih znižuje.
• Če delojemalec mesečno prevozi manj kot 500 km v privatne namene, se nabavna vrednost, ugotovljena na način, določen v prejšnjem delu sestavka, zmanjša za 50%.
• Če delodajalec zagotovi gorivo za privatno uporabo vozila, se davčna osnova mesečno poveča za 25%
• V kolikor je boniteta obračunana tudi za uporabo goriva, dokazovanje uporabe vozila za davčno priznavanje stroškov goriva ni potrebno.

Vir: https://www.findinfo.si/medijsko-sredisce/v-srediscu/155510